GRUNDZÜGE DER EINNAHMEN-AUSGABEN-RECHNUNG

Stand: ab 1.1.2002

 

INHALTSVERZEICHNIS

Seite
1. Das zuständige Finanzamt 3
2. Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen 3
2.1. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 3
2.2. Erforderliche Aufzeichnungen 4
2.2.1. Aufzeichnung sämtlicher Bargeldbewegungen 4
2.2.2. Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen 5
2.2.3. Wareneingangsbuch 5
2.2.4. Anlagenverzeichnis 5
2.3. Belegwesen 6
2.4. Zeitpunkt der Eintragung 6
3. Einkommensteuer 7
3.1. Die Einkommensteuer-Erklärung 7
3.2. Die Einkunftsermittlung 7
3.3. Der Einkommensteuer-Tarif 8
3.4. Die Einkommensteuervorauszahlungen 8
4. Umsatzsteuer 8
4.1. Prinzip der Umsatzsteuer 8
4.2. Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) 9
4.3. Die Umsatzsteuerjahres-Erklärung 9
4.4. Kleinunternehmerregelung 9
4.4.1. Inhalt der Kleinunternehmerregelung 9
4.4.2. Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung – "Regelbesteuerungsantrag" 10
Ansprechpartner 10
5. Anhang 11
Muster Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Muster Wareneingangsbuch
Muster Anlagenverzeichnis
Muster Kombiniertes Kassa/Bankbuch mit Spesenverteiler
Muster Fragebogen


1. Das zuständige Finanzamt

Der Unternehmer ist verpflichtet, innerhalb eines Monats nach Beginn der unternehmerischen Tätigkeit sein zuständiges Finanzamt über diese Tätigkeit zu informieren. Im Zuge dessen ist eine Steuernummer zu beantragen und ein Fragebogen (Muster; siehe Anhang) auszufüllen.

Hinsichtlich der Erhebung der Einkommensteuer ist grundsätzlich das Wohnsitzfinanzamt, bezüglich der Umsatzsteuer das Betriebsfinanzamt zuständig.


2. Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen

Unternehmer sind grundsätzlich verpflichtet, Aufzeichnungen über sämtliche Geschäftsfälle zu führen und am Jahresende den wirtschaftlichen Erfolg (Gewinn oder Verlust) zu ermitteln.

Dies erfolgt durch

Wer als Einzelunternehmer oder im Rahmen einer Erwerbsgesellschaft (OEG, KEG) unternehmerisch tätig wird und die Buchführungsgrenzen nicht überschreitet, kann der Verpflichtung, Aufzeichnungen zu führen, mittels einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nachkommen. Wird die Rechtsform der GmbH oder einer Personengesellschaft nach Handelsrecht (OHG, KG) gewählt, so ist auf Grund handelsrechtlicher Vorschriften zu bilanzieren.

2.1 Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stellt im Vergleich zum Betriebsvermögensvergleich eine vereinfachte Aufzeichnungsverpflichtung dar. Der Gewinn oder Verlust eines Kalenderjahres wird am Jahresende durch Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben ermittelt.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

Zur Buchführungspflicht auf Grund des Überschreitens der Buchführungsgrenzen kommt es, wenn der Umsatz gewerblicher Unternehmer in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren jeweils € 400.000,--. überschreitet (bei Lebensmitteleinzel- und Gemischtwarenhändlern jeweils € 600.000,--). Mit Beginn des zweit folgenden Kalenderjahres ist dann zu bilanzieren (d.h. Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich).

Beispiel:    Umsatz 2000: € 450.000,--
                Umsatz 2001: € 540.000,--
                Beginn der Buchführungspflicht: per 1.1. 2003

2.2. Erforderliche Aufzeichnungen

Der Einnahmen-Ausgaben-Rechner hat folgende Mindestaufzeichnungen zu führen:

2.2.1. Aufzeichnung sämtlicher Bargeldbewegungen (Kassa- und Bankbewegungen)

Der Einnahmen-Ausgaben-Rechner hat seiner Aufzeichnungspflicht genüge getan, indem er alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben laufend erfasst. Dies kann im Rahmen eines Kassabuches, eines Bankbuches oder eines kombinierten Kassa/Bankbuches erfolgen. Folgende Bewegungen sind von dieser Aufzeichnungspflicht ausgenommen:

Weiters müssen keine kassabuchmässigen Abschlüsse vorgenommen werden.

Wird die Tageslosung durch Rückrechnung ermittelt, so gelten diese Ausnahmen jedoch nicht mehr.

In das Kassabuch sind sämtliche Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, die in Bargeld geleistet werden, laufend einzutragen.

Alle Bankbewegungen werden in das Bankbuch eingetragen. Dieses Bankbuch kann durch eine vollständige, geordnete Ablage und Aufbewahrung aller Bankauszüge und den jeweiligen Einzelbelegen ersetzt werden.

Die Aufzeichnungen können getrennt (Kassa- und Bankbuch) oder zusammengefasst in einem kombinierten Kassa/Bankbuch erfolgen. In dieses werden alle Einnahmen (Bargeldumsätze und Bankeingänge) sowie alle Ausgaben (Bargeldausgaben und Bankausgänge) eingetragen (Muster; siehe Anhang).

Es ist sinnvoll, die Ausgaben nicht nur in das Kassa- bzw. Bankbuch sondern auch in eine so genannte Ausgaben-Verteilungstabelle einzutragen. Diese Verteilungstabelle kann auch im Kassa– und Bankbuch integriert sein, indem hier für die einzelnen Ausgaben gesonderte Spalten vorgesehen sind (Muster; siehe Anhang, Kassa/Bankbuch mit Spesenverteiler).

Grundsätzlich sind die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einzeln zu erfassen. Es bestehen jedoch keine Bedenken dagegen, dass die Tageslosung oder mehrere gleichartige Betriebsausgaben eines Tages zusammengezählt und in einer Summe aufgezeichnet werden.

2.2.2. Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen

Für umsatzsteuerliche Zwecke hat der Unternehmer eine Aufzeichnung der Leistungsentgelte getrennt nach Steuersätzen vorzunehmen. Dieser Aufzeichnungsverpflichtung wird mit der Führung eines Umsatzsteuerbuches entsprochen.

Es bestehen jedoch keine Einwände, die gesamten umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen im Rahmen des Kassabuches vorzunehmen. Die Aufteilung nach Steuersätzen kann insofern erfolgen, als die Einnahmenspalte nach Steuersätzen unterteilt wird. Es ist aber auch möglich, für die Umsatz- und Vorsteuer eigene Betragsspalten einzurichten.

2.2.3. Wareneingangsbuch (Muster; siehe Anhang)

Der Unternehmer ist verpflichtet, ein Wareneingangsbuch zu führen und dort alle Waren einzutragen, die zum Weiterverkauf bestimmt sind. Die Eintragungen haben in zeitlich richtiger Reihenfolge nach dem Erwerb der Ware zu erfolgen, spätestens innerhalb eines Monats und 15 Tagen nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats.

Einzutragen sind:

2.2.4. Anlagenverzeichnis (Anlagenabschreibung; Muster; siehe Anhang)

Ausgaben für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind Betriebsausgabe, allerdings sind die Anschaffungskosten auf die so genannte Nutzungsdauer zu verteilen und nicht in einem Betrag abzugsfähig. Diese Abschreibung ist im Anlagenverzeichnis vorzunehmen, folgende Angaben müssen enthalten sein:

 

Erfolgt die Anschaffung im ersten Halbjahr, also bis zum 30.6. eines Kalenderjahres, ist die Abschreibung für das volle Jahr vorzunehmen. Wird das Wirtschaftsgut nach dem 30.6. angeschafft, ist eine Halbjahresabschreibung vorzunehmen (Beispiel: Muster; siehe Anhang).

2.3. Das Belegwesen

Das Belegwesen spielt eine wesentliche Rolle, es gilt das Prinzip:

Jede Eintragung hat daher auf Grund eines entsprechenden Beleges zu erfolgen. Die Belege sind zweckmäßigerweise nach Beleggruppen (Eingangs-, Ausgangsrechnungen, etc.) zu sortieren und abzulegen. Innerhalb der Beleggruppen erfolgt die Ablage in chronologischer Reihenfolge. Belege sind, genau so wie Bücher und Aufzeichnungen, 7 Jahre lang aufzubewahren.

2.4. Zeitpunkt der Eintragung

Für den Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist der tatsächliche Zeitpunkt des Bargeldzu- und -abflusses wesentlich (Ausnahme: Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die 10 Tage vor bzw. nach Beendigung des Kalenderjahres angefallen sind, wie z.B. Gehälter sowie bestimmte Vorauszahlungen, wenn diese nicht nur das laufende und das Folgejahr betreffen, z.B. Mietvorauszahlungen).

Maßgeblich diesbezüglich ist, dass die Eintragungen chronologisch (in zeitlich richtiger Reihenfolge), vollständig, richtig und zeitgerecht erfolgen. Alle Bareinnahmen und Barausgaben sind täglich festzuhalten, die Eintragung hat spätestens 45 Tage nach Ablauf des Kalendermonats zu erfolgen (bzw. bei Anwendung des Kalendervierteljahres als Voranmeldungszeitraum 45 Tage nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes).

Vor der Eintragung sind die Belege tageweise zu sammeln und sicher (vor Verlust bewahrend) für die späteren Eintragungen aufzubewahren. Nach der Eintragung sind die Belege nach den gewohnten Prinzipien abzulegen.

3. Einkommensteuer

3.1. Die Einkommensteuer-Erklärung

Der Unternehmer ist verpflichtet, beim zuständigen Finanzamt Steuererklärungen für das abgelaufene Kalenderjahr (= Veranlagungszeitraum) abzugeben, wenn

Abgabetermin ist der 31. März des Folgejahres. Sind im Einkommen lohnsteuerpflichtige Einkünfte enthalten, verlängert sich diese Frist automatisch auf den 15. Mai des Folgejahres.

Der Einkommensteuererklärung ist eine Übersicht beizulegen, aus der die Summe der Einnahmen und Ausgaben hervorgeht (= Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Muster; siehe Anhang).

3.2. Die Einkunftsermittlung (-Schema)

Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft

Einkünfte aus selbständiger Arbeit

Einkünfte aus Gewerbebetrieb

Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit

Einkünfte aus Kapitalvermögen

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Sonstige Einkünfte

= Gesamtbetrag der Einkünfte (nach Ausgleich mit Verlusten bei den einzelnen Einkunftsarten)

- Sonderausgaben

- außergewöhnliche Belastungen

- Freibeträge (nach §§ 104 und 105 EStG)

= Einkommen (= Bemessungsgrundlage für den Tarif)

Einkommensteuer (lt. Tarif, siehe 3.3.)

- Absetzbeträge

= Einkommensteuerschuld

- entrichteter Lohnsteuer

- entrichteter Kapitalertragsteuer

= Veranlagte Einkommensteuer lt. Bescheid

- Vorauszahlungen

= Schlusszahlung / Gutschrift

3.3. Der Einkommensteuer-Tarif

Nach Abgabe der Einkommensteuer-Erklärung wird die Einkommensteuer seitens des Finanzamtes mittels Bescheid festgesetzt und dem Steuerpflichtigen mitgeteilt.

Der Einkommensteuertarif beträgt ab 1.1.2002

für die ersten € 3.640,--

0 %

für die nächsten € 3.630,--

21 %

für die nächsten € 14.530,--

31 %

für die nächsten € 29.070,--

41 %

für alle weiteren Beträge

50 %

3.4. Die Einkommensteuervorauszahlungen

Der Unternehmer hat auf die Einkommensteuer Vorauszahlungen zu leisten, die vom Finanzamt vorgeschrieben werden und deren Höhe sich auf Grund des Vorjahresgewinnes ergeben.

Die Entrichtung erfolgt vierteljährlich am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November eines jeden Kalenderjahres. Diese im Vorhinein entrichtete Einkommensteuer wird im Folgejahr auf die tatsächliche Einkommensteuerschuld angerechnet.

Hinweis: Für den Jungunternehmer spielt in diesem Zusammenhang der Fragebogen (Muster; siehe Anhang), der auszufüllen ist, eine wesentliche Rolle. Da es keinen Vorjahresgewinn gibt, hat der Unternehmer im Fragebogen den voraussichtlichen Gewinn zu schätzen. Auf Grund dieser Schätzung wird die Höhe der Vorauszahlungen im ersten Kalenderjahr festgesetzt.

4. Umsatzsteuer

4.1. Prinzip der Umsatzsteuer

An sich trägt der Letztverbraucher die Umsatzsteuer. Vom Unternehmer ist die Umsatzsteuer einerseits zwar zu verrechnen und abzuführen (Ausnahme: siehe Pkt. 4.4.1.), andererseits holt er sich die an ihn als Unternehmer verrechnete Umsatzsteuer (z.B. Rechnung eines Lieferanten) als Vorsteuer vom Finanzamt zurück (Vorsteuerabzug).

4.2. Die Umsatzsteuervoranmeldung

Die Zahllast (Betrag der Umsatzsteuer ist höher als die abziehbaren Vorsteuern) oder der Überschuss (Betrag der abziehbaren Vorsteuerbeträge übersteigt die Umsatzsteuer) wird grundsätzlich in der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung (UVA; Formular U30) berechnet. Ergibt sich eine Zahllast, also eine Schuld gegenüber dem Finanzamt, so ist diese spätestens 45 Tage nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats abzuführen, die UVA verbleibt im Unternehmen. Liegt ein Überschuss, also ein Guthaben, vor, erfolgt keine Zahlung, die UVA ist beim Finanzamt abzugeben.

Beispiel: Die Umsatzsteuer für den Monat August ist spätestens per 15. Oktober abzuführen.

Liegt der Vorjahresumsatz unter € 22.000,-- kann an Stelle des monatlichen auch ein vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum gewählt werden. Die UVA ist dann für jedes Quartal (Kalendervierteljahr) auszufüllen. Die Umsatzsteuer wird dann jeweils 45 Tage nach Ende eines Quartals, also am 15.5. (1. Quartal), 15.8. (2. Quartal), 15.11. (3. Quartal) und 15.2. (4. Quartal) eines Kalenderjahres, fällig.

4.3. Die Umsatzsteuerjahres-Erklärung

Zusätzlich ist bis spätestens 31. März des Folgejahres eine Umsatzsteuerjahres-Erklärung abzugeben.

4.4. Kleinunternehmerregelung

4.4.1. Inhalt der Kleinunternehmerregelung

Unternehmer, deren Nettoumsatz im Kalenderjahr € 22.000,-- nicht überschreitet, fallen automatisch unter die so genannte Kleinunternehmerregelung. Dies bedeutet, dass er seine Umsätze steuerfrei behandeln kann.

Diese Kleinunternehmerregelung hat folgende Konsequenzen:

€ 7.500,-- (formale Verpflichtung, führt jedoch zu keiner Steuerpflicht)

Das einmalige Überschreiten der € 22.000,-- um nicht mehr als 15 % (= € 25.300,--) innerhalb von fünf Kalenderjahren ist unbeachtlich.

4.4.2. Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung – "Regelbesteuerungsantrag"

Möchte der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen, so besteht die Möglichkeit, dem Betriebsfinanzamt schriftlich zu erklären, dass auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wird (= "Regelbesteuerungsantrag").

Diese schriftliche Erklärung bindet den Unternehmer für mindestens fünf Kalenderjahre. Der Unternehmer ist dann zumindest für diesen Zeitraum zum Vorsteuerabzug berechtigt und muss auch Umsatzsteuer verrechnen (gesonderter Umsatzsteuer-Ausweis).
 

Ansprechpartner
Finanzpolitische Abteilung der Wirtschaftskammer Wien, Stubenring 8-10, 1010 Wien
 
  • Mag. Barbara Baumgartner

514 50/ 1572

barbara.baumgartner@wkw.at

  • Mag. Edith Baumgartner-Schwarz

514 50/ 1418

edith.baumgartner@wkw.at

  • Mag. Veronika Berecz

514 50/ 1418

veronika.berecz@wkw.at

 
  • Dr. Wolfgang Pettighofer

514 50/ 1571

wolfgang.pettighofer@wkw.at

  • Mag. Klaudia Smith

514 50/ 1375

klaudia.smith@wkw.at

erstellt von Mag. Barbara Baumgartner

überarbeitet von Mag. Eva Marlene Trimmel

 

5. ANHANG

Muster Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (beispielhaft)

EINNAHMEN    
     
Handelswarenerlöse    
Leistungserlöse    
Sonstige Erlöse (z.B. aus Anlagenverkauf)    
Eigenverbrauch    
     
SUMME EINNAHMEN    
     
     
AUSGABEN    
     
Material-, Wareneinkauf    
Löhne, Gehälter    
Gesetzl. Sozialaufwand für Dienstnehmer    
Lohn- u. gehaltsabhängige Abgaben    
Zinsaufwand für Betriebskredite    
Gewerbliche Sozialversicherung    
Sonstige Ausgaben wie z.B.    
  Miete/Strom    
  Telefon    
  Kraftfahrzeugkosten    
  Reisekosten    
  Geringwertige Wirtschaftsgüter    
  Steuerberater    
  Büromaterial    
  etc.    
       
SUMME AUSGABEN    
       
Abschreibungen des Anlagevermögens    
     
GEWINN/VERLUST