Wiener Wirtschaft

Nr. 3 • 2003 • SERVICE• Seite 2

Rechnungsvorschriften präzisiert

Ein Erlass des Finanzministeriums räumt Unklarheiten bei den seit 1.1.2003 gültigen neuen Rechnungsvorschriften aus. Als Erleichterung im Unternehmeralltag können vor allem die nicht vorhandene Verpflichtung des Leistungsempfängers zur Überprüfung der UID-Nummer und der fortlaufenden Nummer sowie vereinfachte Bestimmungen für das Jahr 2003 angesehen werden.

Wie bereits in der Wiener Wirtschaft Nr. 49 vom 6.12.2002, Service-Seite 4, berichtet, traten mit 1.1.2003 die neuen Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes in Kraft. Das Bundesministerium für Finanzen hat nun etwaige im Zusammenhang mit den zusätzlichen Rechnungsmerkmalen auftretende Fragen in einem Erlass näher erläutert. Die wichtigsten nun feststehenden Details werden nachfolgend dargestellt.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Grundsätzlich müssen Rechnungen seit 1.1.2003 folgende zusätzliche Angaben auf jeden Fall enthalten:

• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nr.) des Unternehmens

• Ausstellungsdatum

• Fortlaufende Nummer

• Anzuwendender Steuersatz

• Einen Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen

• Einen entsprechenden Hinweis bei Anwendung der Differenzbesteuerung (beispielsweise in Branchen wie dem Antiquitätenhandel)

Die spezifizierten Bestimmungen im Detail:

1. Fortlaufende Nummerierung

Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig zu vergeben sind, zu enthalten. Auch Buchstaben sind im Rahmen der fortlaufenden Nummerierung zulässig, sofern das Erfordernis der fortlaufenden Bezeichnung damit gewährleistet ist.

Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von maximal 150,- E brutto) können in die fortlaufende Nummerierung einbezogen werden. Eine gesetzliche Verpflichtung dafür besteht jedoch nicht.

Der Zeitpunkt des Beginns der Durchnummerierung kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein (ein täglicher Nummernbeginn wäre beispielsweise auch zulässig). Weiters sind bei der Nummerierung verschiedene Rechnungskreise (z.B. pro Filiale, Betriebsstätte, Bestandsobjekt oder Registrierkasse) möglich. Verschiedene Vertriebssysteme, Warengruppen oder Leistungsprozesse können auch als eigene Rechnungskreise angesehen werden. Auch hier muss die Zuordnung jedoch eindeutig sein.

Bei ausländischen Unternehmen ist für inländische Umsätze ein eigener Rechnungskreis erforderlich. Weiters ist bei Konzernunternehmen für jedes Unternehmen ein eigener Rechnungskreis notwendig, sofern keine Organschaft vorliegt.

2. Umsatzsteueridentifikationsnummer

Die Verpflichtung zur Angabe der UID-Nr. auf der Rechnung entfällt, wenn der Unternehmer im Inland Lieferungen und sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht. Diese Regelung hat unter anderem Bedeutung für Kleinunternehmer (Unternehmer, die Jahresumsätze bis zu 22.000,- E tätigen), die aufgrund des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuer befreit sind, jedoch andererseits auch kein Recht auf einen Vorsteuerabzug haben. Die Regelung kommt nicht zu tragen, wenn der Unternehmer auf die Kleinunternehmerbefreiung freiwillig verzichtet hat (mittels Regelbesteuerungsantrag).

Die UID-Nr. muss zum Zeitpunkt der Vornahme des Vorsteuerabzuges vorliegen. Wird sie erst später ergänzt, steht der Vorsteuerabzug erst zu dem Zeitpunkt zu, in dem die UID-Nr. dem Leistungsempfänger vorliegt.

3. Anzahlungsrechnungen und Gutschriften

Die neuen Rechnungserfordernisse gelten auch für Anzahlungen und Gutschriften, nicht jedoch für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis maximal 150,- E brutto), Fahrausweise und Belege im Reisegepäcksverkehr.

4. Überprüfung der Rechnungsmerkmale durch den Leistungsempfänger

Das Vorliegen der zusätzlichen Rechnungsmerkmale ist grundsätzlich Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger. Als positiv kann die gesetzlich erfolgte Spezifizierung angesehen werden, dass der Leistungsempfänger die fortlaufende Nummerierung jedoch nicht zu überprüfen hat. Weiters kann bis auf Weiteres von der Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit der UID-Nr. Abstand genommen werden.

5. Rechnungsberichtigungen

Wird eine Rechnung berichtigt und dabei dieselbe Rechnungsnummer verwendet, so muss ein Hinweis erfolgen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Wird eine neue Rechnungsnummer vergeben, muss auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verwiesen werden.

6. Erleichterungen für Rechnungen bis 300,- E für das Jahr 2003

Für das Jahr 2003 gibt es die spezielle Erleichterung, dass Rechnungen bis zu einem Entgelt von 300,- E die zusätzlichen Rechnungsmerkmale nicht aufweisen müssen (der Begriff Entgelt bezeichnet den Rechnungsbetrag ohne USt).

7. Hinweis auf Steuersatz und Steuerbefreiung

Nach den neuen Bestimmungen müssen Rechnungen auch einen Hinweis auf den anzuwendenden Steuersatz und bei Vorliegen einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf eben diese enthalten. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung kommt z.B. bei steuerfreien Ausfuhrumsätzen oder bei Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden, zur Anwendung. Die Anführung der gesetzlichen Bestimmung ist nicht erforderlich.

8. Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen

Als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Es ist nicht erforderlich, dass auf der Urkunde die Bezeichnung Rechnung steht. Somit werden auch Verträge als Rechnungen anerkannt, wenn diese alle Rechnungserfordernisse des Umsatzsteuergesetzes erfüllen.

Da in den zum 1.1.2003 bestehenden Dauerschuldverträgen die zusätzlichen Rechnungsmerkmale meist nicht enthalten sein werden, können die erforderlichen Ergänzungen in diesem Fall durch Ausstellung einer "Vorausrechnung" im Jänner 2003 vorgenommen werden, die alle erforderlichen Merkmale enthält. Ändern sich die ausgewiesenen Werte (Erhöhung der Betriebskosten, Indexanpassung usw.), ist eine neue "Vorausrechnung" auszustellen.

Liegt ein Vertrag (oder eine "Vorausrechnung") über ein Dauerschuldverhältnis vor, der alle erforderlichen Rechnungsmerkmale enthält, kann der Vorsteuerabzug entsprechend den geleisteten Zahlungen vorgenommen werden. Ein Vorsteuerabzug ohne Zahlung aufgrund einer solchen Rechnung ist nicht zulässig.

Den vollständigen Text des Erlasses können Sie im Internet unter www.bmf.gv.at - "Steuern" - "Umsatzsteuer" - "Erlässe" - "Änderungen der Umsatzsteuerrichtlinien 2000 - Rechnungslegung auf Grund des 2. Abgabenänderungsgesetzes 2002" abrufen.

Info

Finanzpolitische Abteilung

Tel.: 514 50 -

Mag. Barbara Baumgartner, DW 1572

Mag. Sonja Baumgartner, DW 1605

Mag. Edith Baumgartner-Schwarz, DW 1418

Mag. Susanne Pantucek, DW 1375

Mag. Elisabeth Partl, DW 1606

Mag. Eva Marlene Trimmel, DW 1280

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Rechnungsvorschriften präzisiert

Ein Erlass des Finanzministeriums räumt Unklarheiten bei den seit 1.1.2003 gültigen neuen Rechnungsvorschriften aus. Als Erleichterung im Unternehmeralltag können vor allem die nicht vorhandene Verpflichtung des Leistungsempfängers zur Überprüfung der UID-Nummer und der fortlaufenden Nummer sowie vereinfachte Bestimmungen für das Jahr 2003 angesehen werden.
Wie bereits in der Wiener Wirtschaft Nr. 49 vom 6.12.2002, Service-Seite 4, berichtet, traten mit 1.1.2003 die neuen Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes in Kraft. Das Bundesministerium für Finanzen hat nun etwaige im Zusammenhang mit den zusätzlichen Rechnungsmerkmalen auftretende Fragen in einem Erlass näher erläutert. Die wichtigsten nun feststehenden Details werden nachfolgend dargestellt. Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten? Grundsätzlich müssen Rechnungen seit 1.1.2003 folgende zusätzliche Angaben auf jeden Fall enthalten: • Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nr.) des Unternehmens • Ausstellungsdatum • Fortlaufende Nummer • Anzuwendender Steuersatz • Einen Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen • Einen entsprechenden Hinweis bei Anwendung der Differenzbesteuerung (beispielsweise in Branchen wie dem Antiquitätenhandel) Die spezifizierten Bestimmungen im Detail: 1. Fortlaufende Nummerierung Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig zu vergeben sind, zu enthalten. Auch Buchstaben sind im Rahmen der fortlaufenden Nummerierung zulässig, sofern das Erfordernis der fortlaufenden Bezeichnung damit gewährleistet ist. Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von maximal 150,- E brutto) können in die fortlaufende Nummerierung einbezogen werden. Eine gesetzliche Verpflichtung dafür besteht jedoch nicht. Der Zeitpunkt des Beginns der Durchnummerierung kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein (ein täglicher Nummernbeginn wäre beispielsweise auch zulässig). Weiters sind bei der Nummerierung verschiedene Rechnungskreise (z.B. pro Filiale, Betriebsstätte, Bestandsobjekt oder Registrierkasse) möglich. Verschiedene Vertriebssysteme, Warengruppen oder Leistungsprozesse können auch als eigene Rechnungskreise angesehen werden. Auch hier muss die Zuordnung jedoch eindeutig sein. Bei ausländischen Unternehmen ist für inländische Umsätze ein eigener Rechnungskreis erforderlich. Weiters ist bei Konzernunternehmen für jedes Unternehmen ein eigener Rechnungskreis notwendig, sofern keine Organschaft vorliegt. 2. Umsatzsteueridentifikationsnummer Die Verpflichtung zur Angabe der UID-Nr. auf der Rechnung entfällt, wenn der Unternehmer im Inland Lieferungen und sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht. Diese Regelung hat unter anderem Bedeutung für Kleinunternehmer (Unternehmer, die Jahresumsätze bis zu 22.000,- E tätigen), die aufgrund des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuer befreit sind, jedoch andererseits auch kein Recht auf einen Vorsteuerabzug haben. Die Regelung kommt nicht zu tragen, wenn der Unternehmer auf die Kleinunternehmerbefreiung freiwillig verzichtet hat (mittels Regelbesteuerungsantrag). Die UID-Nr. muss zum Zeitpunkt der Vornahme des Vorsteuerabzuges vorliegen. Wird sie erst später ergänzt, steht der Vorsteuerabzug erst zu dem Zeitpunkt zu, in dem die UID-Nr. dem Leistungsempfänger vorliegt. 3. Anzahlungsrechnungen und Gutschriften Die neuen Rechnungserfordernisse gelten auch für Anzahlungen und Gutschriften, nicht jedoch für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis maximal 150,- E brutto), Fahrausweise und Belege im Reisegepäcksverkehr. 4. Überprüfung der Rechnungsmerkmale durch den Leistungsempfänger Das Vorliegen der zusätzlichen Rechnungsmerkmale ist grundsätzlich Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger. Als positiv kann die gesetzlich erfolgte Spezifizierung angesehen werden, dass der Leistungsempfänger die fortlaufende Nummerierung jedoch nicht zu überprüfen hat. Weiters kann bis auf Weiteres von der Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit der UID-Nr. Abstand genommen werden. 5. Rechnungsberichtigungen Wird eine Rechnung berichtigt und dabei dieselbe Rechnungsnummer verwendet, so muss ein Hinweis erfolgen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Wird eine neue Rechnungsnummer vergeben, muss auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verwiesen werden. 6. Erleichterungen für Rechnungen bis 300,- E für das Jahr 2003 Für das Jahr 2003 gibt es die spezielle Erleichterung, dass Rechnungen bis zu einem Entgelt von 300,- E die zusätzlichen Rechnungsmerkmale nicht aufweisen müssen (der Begriff Entgelt bezeichnet den Rechnungsbetrag ohne USt). 7. Hinweis auf Steuersatz und Steuerbefreiung Nach den neuen Bestimmungen müssen Rechnungen auch einen Hinweis auf den anzuwendenden Steuersatz und bei Vorliegen einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf eben diese enthalten. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung kommt z.B. bei steuerfreien Ausfuhrumsätzen oder bei Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden, zur Anwendung. Die Anführung der gesetzlichen Bestimmung ist nicht erforderlich. 8. Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen Als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Es ist nicht erforderlich, dass auf der Urkunde die Bezeichnung Rechnung steht. Somit werden auch Verträge als Rechnungen anerkannt, wenn diese alle Rechnungserfordernisse des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Da in den zum 1.1.2003 bestehenden Dauerschuldverträgen die zusätzlichen Rechnungsmerkmale meist nicht enthalten sein werden, können die erforderlichen Ergänzungen in diesem Fall durch Ausstellung einer "Vorausrechnung" im Jänner 2003 vorgenommen werden, die alle erforderlichen Merkmale enthält. Ändern sich die ausgewiesenen Werte (Erhöhung der Betriebskosten, Indexanpassung usw.), ist eine neue "Vorausrechnung" auszustellen. Liegt ein Vertrag (oder eine "Vorausrechnung") über ein Dauerschuldverhältnis vor, der alle erforderlichen Rechnungsmerkmale enthält, kann der Vorsteuerabzug entsprechend den geleisteten Zahlungen vorgenommen werden. Ein Vorsteuerabzug ohne Zahlung aufgrund einer solchen Rechnung ist nicht zulässig. Den vollständigen Text des Erlasses können Sie im Internet unter www.bmf.gv.at - "Steuern" - "Umsatzsteuer" - "Erlässe" - "Änderungen der Umsatzsteuerrichtlinien 2000 - Rechnungslegung auf Grund des 2. Abgabenänderungsgesetzes 2002" abrufen.

Info Finanzpolitische Abteilung Tel.: 514 50 - Mag. Barbara Baumgartner, DW 1572 Mag. Sonja Baumgartner, DW 1605 Mag. Edith Baumgartner-Schwarz, DW 1418 Mag. Susanne Pantucek, DW 1375 Mag. Elisabeth Partl, DW 1606 Mag. Eva Marlene Trimmel, DW 1280
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